(dalam proses revisi)
PENDAHULUAN
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dilaksanakan dengan dua cara, yaitu pengadaan secara Swakelola atau pengadaan melalui Penyedia.
Swakelola adalah cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh:
- K/L/P/D,
- K/L/P/D lain,
- Organisasi Kemasyarakatan, atau
- Kelompok Masyarakat.
Tujuan PBJ melalui Swakelola tersebut adalah sebagai berikut:
- Memenuhi kebutuhan Barang/Jasa yang tidak disediakan oleh pelaku usaha.
- Memenuhi kebutuhan Barang/Jasa yang tidak diminati oleh pelaku usaha karena nilai pekerjaannya kecil dan/atau lokasi yang sulit dijangkau.
- Memenuhi kebutuhan Barang/Jasa dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah.
- Meningkatkan kemampuan teknis sumber daya manusia di Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah.
- Meningkatkan partisipasi Organisasi Kemasyarakatan (Ormas) dan Kelompok Masyarakat.
- Meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi jika dilaksanakan secara swakelola.
- Memenuhi kebutuhan barang/jasa yang bersifat rahasia yang mampu disediakan oleh Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah yang bersangkutan.
Materi Pokok dalam modul ini meliputi:
- Perencanaan PBJP Secara Swakelola
- Persiapan PBJP Secara Swakelola
- Pelaksanaan PBJP Secara Swakelola
- Pengawasan PBJP Secara Swakelola
- Serah Terima PBJP Secara Swakelola
- Risiko pengelolaan PBJP Secara Swakelola
- Identifikasi dan pengumpulan bahan/data/informasi yang dibutuhkan
PERENCANAAN PBJP SECARA SWAKELOLA
Penetapan Tipe Swakelola oleh PA/KPA berdasarkan:
- Identifikasi Pengadaan Barang/Jasa dan survei awal ketersediaan pelaksana Swakelola
- Kriteria Barang/Jasa yang dapat diswakelolakan
Berdasarkan pihak yang terlibat sebagai penyelenggara, Tipe Swakelola terdiri atas:
- Tipe I yaitu Swakelola yang direncanakan, dilaksanakan, dan diawasi oleh K/L/P/D penanggung jawab anggaran termasuk di dalamnya Perguruan Tinggi Negeri dan BLU/BLUD selama masih dalam penanggung jawab anggaran yang sama;
- Tipe II yaitu Swakelola yang direncanakan dan diawasi oleh K/L/P/D penanggung jawab anggaran dan dilaksanakan oleh K/L/P/D lain pelaksana swakelola. Pelaksananya K/L/PD lain serta BLU/BLUD atau Perguruan Tinggi Negeri. BLU/BLUD dan Perguruan Tinggi Negeri yang menjadi pelaksananya merupakan BLU/BLUD dan PTN yang penanggung jawab anggarannya berbeda. Agen Pengadaan dapat termasuk Swakelola Tipe II jika dilaksanakan oleh KLPD lain.
- Tipe III yaitu Swakelola yang direncanakan dan diawasi oleh K/L/P/D penanggung jawab anggaran dan dilaksanakan oleh Ormas pelaksana Swakelola, termasuk di dalamnya Perguruan Tinggi Swasta dan Organisasi Profesi; atau
- Tipe IV yaitu Swakelola yang direncanakan oleh K/L/P/D penanggung jawab anggaran dan/atau berdasarkan usulan Kelompok Masyarakat, dan dilaksanakan serta diawasi oleh Kelompok Masyarakat pelaksana Swakelola.
Oleh karena perbedaan penyelenggara swakelola tersebut maka berdasarkan pendekatan perencanaan dan persiapan untuk pelaksanaan Swakelola Tipe I tidak diperlukan kesepakatan kerja sama dan Kontrak Swakelola, untuk Swakelola Tipe II diperlukan kesepakatan kerja sama dan kontrak Swakelola sedangkan untuk Swakelola Tipe III dan IV diperlukan kontrak Swakelola.
PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SECARA SWAKELOLA
Persiapan PBJ Swakelola dan Dokumen persiapan terdiri dari:
- Penetapan Penyelenggara Swakelola;
- Penetapan Rencana Kegiatan;
- Penetapan Jadwal Kegiatan;
- Reviu Spesifikasi Teknis/KAK;
- Reviu RAB; dan
- Finalisasi dan penandatanganan Kontrak Swakelola (Tipe II/III/IV).
PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SECARA SWAKELOLA
Pelaksanaan Swakelola berdasarkan Kontrak Swakelola, kecuali untuk Swakelola Tipe I. Kontrak Swakelola Tipe II antara PPK dengan Ketua Tim Pelaksana di K/L/PD lain. Kontrak Swakelola Tipe III antara PPK dengan pimpinan pelaksana Swakelola. Kontrak Swakelola Tipe IV antara PPK dengan pimpinan Kelompok Masyarakat.
Pelaksanaan Kontrak Swakelola harus berdasarkan kontrak yang disepakati antara kedua belah pihak (kecuali Swakelola Tipe I) yang meliputi pembayaran, pelaksanaan, laporan, pemeriksaan dan serah terima hasil pekerjaan.
PENGAWASAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SECARA SWAKELOLA
Pengawasan Swakelola dilakukan sejak tahap persiapan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan dilakukan oleh Tim Pengawas yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk Swakelola Tipe I/II/III dan Ketua Kelompok Masyarakat untuk Swakelola Tipe IV.
Ruang lingkup pengawasan meliputi administrasi, teknis, dan keuangan.
Tabel 21. Sanksi Terhadap Pelaku Pengadaan Swakelola
| Tipe Swakelola | Sanksi |
|---|---|
| Tipe I | Pembatalan sebagai penyelenggara swakelola. Atas adanya pelanggaran penyelenggaraan Swakelola berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh PPK terhadap Penyelenggara Swakelola. Pengenaan sanksi sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundangan |
| Tipe II & Tipe III | Pembatalan sebagai Pelaksana Swakelola. Penilaian PPK terhadap Penyelenggara Swakelola dapat berdasarkan atas penilaian PPK mandiri, ataupun laporan tim pengawas kepada PPK. Pengenaan sanksi sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak |
| Tipe IV | Penilaian dilakukan oleh PPK. Pengenaan sanksi sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak |
SERAH TERIMA HASIL PEKERJAAN SECARA SWAKELOLA
Serah terima hasil pekerjaan pengadaan merupakan bagian akhir dari rangkaian panjang pelaksanaan pengadaan tersebut. Tidak hanya pemilihan melalui penyedia, pelaksanaan pengadaan dengan cara Swakelola juga memiliki kewajiban rangkaian kegiatan serah terima jika barang/jasanya telah selesai dihasilkan.
Konsep serah terima yang digunakan serupa dengan konsep serah terima dalam pengadaan melalui penyedia, yaitu diawali dengan penyampaian Tim Pelaksana Swakelola kepada PPK bahwa pekerjaan yang dilaksanakan telah selesai (100%). Selanjutnya, PPK melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan.
Dalam pelaksanaan pemeriksaan ini, PPK dibantu oleh Tim Pengawas Swakelola. Hasil Pemeriksaan ini menjadi dasar PPK menerbitkan Berita Acara Serah Terima (BAST). BAST ini ditandatangani oleh kedua belah pihak yang berikat kontrak.
RISIKO PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SECARA SWAKELOLA
Risiko mungkin terjadi dalam Swakelola harus dimitigasi sejak awal agar para pihak dapat mencari solusi sedini mungkin agar tidak menimbulkan masalah yang lebih besar dikemudian hari.
Tabel 22. Risiko Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Swakelola
| No | Tahapan | Risiko | Penanganan |
| 1 | Perencanaan | ||
| a. Penetapan Tipe | 1. Kesalahan penetapan tipe swakelola, misalnya pekerjaan akan di-swakelola-kan dengan Kelompok Masyarakat namun pada perencanaan yang dituangkan dalam SIRUP tertulis swakelola tipe III 2. Kesalahan penentuan tipe karena informasi awal terkait syarat pelaksana swakelola tidak dapat dipenuhi, misalnya ditetapkan swakelola tipe III tetapi gambaran Organisasi Masyarakat Sipil (OMS)/PTS/Asosiasi yang akan diajak kerja sama belum berbadan hukum di Kementerian Hukum dan HAM | 1. Jika kesalahan penentuan tipe karena ketidaktahuan Pelaku Pengadaan dan Tim Pendukungnya terkait regulasi atau informasi terbaru, maka pengetahuan ini harus ditingkatkan dengan memperbanyak kegiatan sharing knowledge. 2. Jika terjadi karena ketidaktelitian maka dapat dilakukan coaching 3. Jika kesalahan sudah terjadi pada saat RUP sudah ditayangkan, maka perlu direvisi paket swakelola tersebut. | |
| 2 | Persiapan | ||
| a. Penetapan Penyelenggara Swakelola | 1. Kesalahan penetapan tim penyelenggara, misal pada swakelola tipe IV, tim pengawas berasal dari instansi pemilik anggaran. 2. Kesalahan penetapan anggota tim, misalnya Tim Pengawas menjadi bagian dari Tim Pelaksana 3. Kesalahan pihak yang menetapkan, misalnya Tim Penyelenggara Swakelola Tipe IV ditetapkan oleh PA/KPA pemilik anggaran. | 1. Jika kesalahan penentuan tipe karena ketidaktahuan Pelaku Pengadaan dan Tim Pendukungnya terkait regulasi atau informasi terbaru, maka pengetahuan ini harus ditingkatkan dengan memperbanyak kegiatan sharing knowledge. 2. Jika terjadi karena ketidaktelitian maka dapat dilakukan coaching.Revisi penetapan penyelenggara. | |
| b. Penyusunan dan penetapan rencana dan jadwal kegiatan | 1. Rencana dan jadwal yang dirancang tidak menuju sasaran swakelola yang telah ditetapkan 2. Rencana dan jadwal pelaksanaan tidak implementatif (tidak detil) sulit untuk dilaksanakan. | 1. Jika kesalahan penentuan tipe karena ketidaktahuan Pelaku Pengadaan dan Tim Pendukungnya terkait regulasi atau informasi terbaru, maka pengetahuan ini harus ditingkatkan dengan memperbanyak kegiatan sharing knowledge. 2. Revisi penetapan rencana dan jadwal pelaksanaan swakelola | |
| 3 | Pelaksanaan | 1. Pelaksanaan tidak sesuai rencana dan jadwal dengan berbagai alasan misalnya karena pekerjaan dialihkan ke pihak lain 2. Prinsip akuntabilitas terabaikan karena tidak ada pendokumentasian dan pelaporan, pembayaran tidak sesuai dengan ketentuan 3. Hasil pekerjaan tidak dapat dimanfaatkan secara optimal karena pada saat serah terima tidak dilakukan pemeriksaan secara komprehensif 4. Tim Pengawas tidak optimal dalam menjalankan perannya | 1. Peningkatan kompetensi Tim Pengawas (sikap kerja dan keterampilan). 2. Melakukan monitoring berkala dan rutin terjadwal 3. Menolak hasil pekerjaan jika belum sesuai dengan kesepakatan |
IDENTIFIKASI DAN PENGUMPULAN BAHAN/DATA/INFORMASI YANG DIBUTUHKAN
Data dan informasi yang diperlukan dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara swakelola antara lain:
Tabel 23. Data Dan Informasi Yang Diperlukan Dalam Pengadaan Barang/Jasa
| No | Tahapan | Data/Informasi* | Bahan Data/Sumber Informasi* |
| 1 | Perencanaan | - Status hukum Yayasan atau Perkumpulan yang dapat dijadikan pelaksana swakelola tipe III - Kontrak swakelola pada kegiatan sejenis yang pernah dilakukan, baik dilakukan di instansi sendiri atau instansi lain untuk melihat spek/KAK dan anggaran yang diperlukan dalam pelaksanaan swakelola sehingga penyusunan RAB atau spesifikasi teknis/KAK pada saat perencanaan dapat terlaksana dengan baik | - https://ahu.go.id - Data base kontrak penilaian kinerja pada masing-masing PPK. - Data identifikasi kebutuhan barang/jasa - Dokumen Standar Biaya Masukan (SBM) PMK atau Standar Satuan Harga di Pemerintah Daerah |
| 2 | Persiapan | - Para pihak yang ditunjuk sebagai penyelenggara swakelola termasuk personal yang akan melakukan penandatanganan kontrak swakelola - Detail spesifikasi teknis/KAK serta informasi tentang sasaran yang telah ditetapkan menjadi bahan untuk melakukan penyusunan rencana, jadwal kegiatan swakelola dan tanda tangan kontrak | - Daftar pegawai atau struktur organisasi institusi - Akta Yayasan atau Perkumpulan - Surat penetapan Kelompok Masyarakat |
| 3 | Pelaksanaan | - Informasi tentang/metode/tahapan pelaksanaan kegiatan - Kontak hubung para pihak terutama dengan PPK atau Tim Pengawas untuk koordinasi dalam pelaksanaan kontrak swakelola - Hasil pekerjaan untuk penerbitan BAST - Informasi pendukung pembayaran | - Spesifikasi teknis/KAK yang disahkan - kontrak yang sudah ditandatangani beserta adendumnya (jika ada) - Berita acara hasil pemeriksaan Tim Pengawas - BAST, dokumentasi kegiatan, laporan pelaksanaan kegiatan |