Mengelola Kontrak PBJP Level 1

(Dalam proses revisi)

PENDAHULUAN

Saat ini, dengan berkembangnya jaman, proses PBJP telah mengalami perubahan konsep yang tidak lagi berbicara mengenai kegiatan administratif saja. Proses PBJP telah mengalami perubahan paradigma menjadi suatu konsep yang taktis dan juga strategis, mengingat proses PBJP mempunyai korelasi langsung terhadap pembangunan dan pertumbuhan ekonomi suatu negara.

Materi Pokok Modul Mengelola Kontrak meliputi:

1. Kontrak PBJP
2. Pembentukan Tim Pengelola Kontrak
3. Pengendalian Kontrak PBJP
4. Serah Terima Hasil Pekerjaan
5. Evaluasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa Pemerintah
6. Kontrak PBJP dalam bentuk Kuitansi, Bukti Pembayaran/Pembelian dan Surat Pesanan
7. Risiko Pengelolaan Kontrak PBJP
8. Identifikasi dan Pengumpulan Bahan /Data/Informasi yang dibutuhkan

KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Kontrak berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 Pasal 1 angka 44 adalah perjanjian tertulis antara PA/KPA/PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau Pelaksana Swakelola.

Dalam Pasal 1320 KUHPerdata dijelaskan mengenai syarat sah perjanjian:

1. sepakat mereka yang mengikatkan dirinya;
2. kecakapan untuk membuat suatu perikatan;
3. suatu hal tertentu;
4. suatu sebab yang halal.

Para pihak dalam kontrak terdiri dari dua pihak yaitu:

1. Pihak pertama adalah PPK (PA/KPA/PPK);
2. Pihak kedua adalah Penyedia/Pelaksana Swakelola yang telah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.

Tujuan perumusan kontrak adalah sebagai berikut:

1. Pedoman bagi Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan dalam menyusun dokumen pemilihan dan proses pemilihan;
2. Pedoman bagi Penyedia dalam menyusun penawaran;
3. Pedoman pengikatan dan hubungan kerjasama antara PPK dan Penyedia dalam pelaksanaan pekerjaan.

Rangkaian proses PPK dalam melakukan Rancangan Kontrak sampai dengan tanda tangan kontrak disebut sebagai tahap Perumusan Kontrak. Dalam merumuskan kontrak PBJP, dibuat langkah-langkah yang harus dilakukan agar dokumen kontrak yang disusun sesuai ketentuan hukum dan peraturan perundang-undangan, yaitu diantaranya:

1. Persiapan Perumusan Kontrak, yang terdiri dari identifikasi dokumen perencanaan dalam rangka penyusunan rancangan kontrak.
2. Penyusunan Rancangan Kontrak, yang terdiri dari penyusunan klausul yang dibutuhkan dalam merancang kontrak.
3. Finalisasi Kontrak, yang terdiri dari memasukkan data hasil pemilihan ke dalam rancangan kontrak sehingga siap untuk ditandatangani.

Rancangan kontrak antara lain memuat:

1. Jenis Kontrak;
2. Bentuk Kontrak;
3. Naskah Perjanjian;
4. Uang Muka;
5. Jaminan Pengadaan;
6. Sertifikat Garansi;
7. Sertifikat/Dokumen dalam rangka Pengadaan Barang Impor;
8. Penyesuaian Harga;
9. Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK);
10. Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK);
11. Pembayaran Prestasi Pekerjaan;
12. Denda dan Ganti Rugi;
13. Penyelesaian Perselisihan.

Jenis Kontrak terdiri dari:

Tabel 13. Jenis Kontrak

Tabel 14. Jenis Kontrak Untuk Tiap Jenis Pengadaan

PPK menetapkan bentuk kontrak dengan memperhatikan nilai kontrak dan jenis pengadaan, dengan ketentuan sebagai berikut:

Tabel 15. Bentuk Kontrak, Jenis Pengadaan, Dan Batasan Nilai

PPK dapat memberikan uang muka kepada Penyedia pada seluruh jenis barang/jasa. Uang muka dapat diberikan untuk persiapan pelaksanaan pekerjaan, antara lain:

1. mobilisasi barang/bahan/material/peralatan dan tenaga kerja;
2. pembayaran uang tanda jadi kepada pemasok barang/bahan/material/alat; dan/atau,
3. pekerjaan teknis yang diperlukan untuk persiapan pelaksanaan pekerjaan.

Tabel 16. Besaran Uang Muka

Jaminan Pengadaan Barang/Jasa berfungsi untuk pengendalian dan mitigasi risiko atas kemungkinan kegagalan atau terhambatnya proses pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, baik pada tahap pemilihan Penyedia dan pelaksanaan Kontrak. Jaminan Pengadaan diterbitkan dan akan dibayar oleh pihak penjamin apabila peserta Tender atau Penyedia tidak memenuhi kewajiban yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pemilihan atau Dokumen Kontrak.

Tabel 17. Jenis Jaminan Pengadaan

PEMBENTUKAN TIM PENGELOLA KONTRAK

Tim Pengelola Kontrak dibentuk dengan tujuan sebagai berikut:

1. Menjamin bahwa proses pelaksanaan kontrak barang/jasa, terhitung sejak perumusan kontrak sampai dengan berakhirnya masa kontrak, dapat terselenggara dengan baik sesuai dengan ketentuan, khususnya antara lain dalam pengendalian kualitas-kuantitas, waktu, dan biaya.
2. Memenuhi hak dan tanggung jawab yang tertulis dalam dokumen kontrak.
3. Pemantauan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kontrak, sehingga diharapkan bisa berjalan secara efektif dan efisien.
4. Mengurangi risiko karena timbulnya permasalahan ketika kontrak berlangsung.
5. Mengendalikan dan menyelesaikan permasalahan kontrak yang sedini mungkin.

PENGENDALIAN KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Pengendalian Kontrak merupakan tahapan pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan setelah dokumen kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak. Pengendalian adalah proses pengawasan disertai proses tindak lanjut manakala terjadi perbedaan antara perencanaan (yang tertera dalam kontrak) dan pelaksanaannya di lapangan.

Pengendalian Kontrak dapat dilaksanakan secara sendiri-sendiri atau bersama-sama oleh:

1. PPK;
2. Konsultan pengawas dan konsultan perencana untuk pekerjaan konstruksi; pihak ketiga yang independen di luar pekerjaan konstruksi
3. Penyedia; dan/atau
4. Pengguna akhir.

Tujuan dari pengendalian pelaksanaan kontrak PBJP adalah untuk memastikan bahwa sasaran atau target yang ditetapkan di dalam kontrak Pengadaan Barang/Jasa akan tercapai sesuai dengan yang direncanakan. Manfaat yang akan didapat dari pengendalian pelaksanaan kontrak PBJP adalah mendapatkan pemenuhan dan hasil pekerjaan yang sesuai dengan persyaratan teknis dan dilaksanakan berdasarkan pemenuhan terhadap persyaratan kualitas, persyaratan waktu dan persyaratan biaya.

Tahapan ini dilakukan setelah kontrak ditandatangani, adapun ruang lingkup pelaksanaan kontrak meliputi:

Penyedia Barang/Jasa sebagai pihak yang berperan dalam kegiatan pengendalian kualitas, memiliki tugas untuk menyusun jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan secara rinci. Terdapat beberapa metode penyusunan jadwal rencana pelaksanaan yang umum digunakan pada kontrak Pengadaan Barang/Jasa, diantaranya adalah:

1. Diagram Batang (Bar Chart Diagram)
2. Kurva S

Perubahan yang bersifat substantif jika terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK sehingga PPK bersama Penyedia dapat melakukan perubahan kontrak antara lain:

1. Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam Kontrak;
2. Menambah dan/atau mengurangi jenis pekerjaan;
3. Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kondisi lapangan; dan/atau
4. Mengubah jadwal pelaksanaan

SERAH TERIMA HASIL PEKERJAAN

Khusus Pekerjaan Konstruksi:

1. masa pemeliharaan paling singkat untuk pekerjaan permanen selama 6 bulan sejak serah terima pekerjaan pertama (provisional hand over) dilakukan. Untuk pekerjaan semi permanen selama 3 bulan sejak serah terima pekerjaan pertama (PHO) dilakukan; dan
2. masa pemeliharaan dapat melampaui Tahun Anggaran.

EVALUASI KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA PEMERINTAH

Konsep dasar mengenai penilaian Penyedia adalah penentuan kriteria evaluasi kinerja penyedia yang perlu dipertimbangkan sebelum K/L/PD melakukan komunikasi dengan penyedia pada suatu kontrak tertentu. Oleh karena itu, bab ini fokus pada pendekatan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja penyedia dalam melakukan PBJP baik yang dilaksanakan secara biasa maupun secara elektronik, serta memasukkannya pada daftar pengelolaan penyedia.

Daftar pengelolaan penyedia ini dapat digunakan untuk:

1. Pemilihan penyedia pada proses tender
2. Evaluasi kinerja penyedia secara berkala
3. Sebagai referensi untuk Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKAP).

Kriteria kinerja penyedia berupa kemampuan dan motivasi penyedia dalam menyediakan barang/jasa pemerintah dengan kualitas, tingkat pelayanan, waktu dan biaya sesuai yang ditetapkan.

Pengukuran kinerja dilakukan untuk:

1. Kontrol, sehingga pengukuran kinerja dapat mengurangi variasi
2. Penilaian sendiri dilakukan untuk menilai seberapa baik proses berjalan, termasuk perbaikan yang telah dibuat
3. Perbaikan berkelanjutan, dilakukan untuk mengidentifikasi sumber cacat, tren proses, dan pencegahan cacat dan menentukan efisiensi dan keefektifan sebuah proses.
4. Penilaian manajemen, karena tanpa pengukuran tidak ada cara untuk memastikan dalam pemenuhan tujuan, nilai tambah atau proses efektif dan efisien.

Tanggung jawab penyedia barang/jasa pemerintah sesuai Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 Pasal 17 adalah:

1. Pelaksanaan kontrak
2. Kualitas barang/jasa
3. Ketepatan perhitungan jumlah/volume
4. Ketepatan Waktu Penyerahan
5. Ketepatan Tempat Penyerahan.

Indikator dan bobot yang dipergunakan untuk penilaian kinerja penyedia, dengan persentase sebagai berikut:

1. Kualitas dan kuantitas dengan indikator kesesuaian diberikan bobot 30%;
2. Biaya dengan indikator kemampuan pengendalian biaya diberikan bobot 20%;
3. Waktu dengan indikator ketepatan diberikan bobot 30%;
4. Layanan dengan indikator komunikasi dan tingkat respon diberikan bobot 20%.

KONTRAK DALAM BENTUK KUITANSI, BUKTI PEMBAYARAN/PEMBELIAN, DAN SURAT PESANAN

Bukti Pembelian sebagai salah satu alat pertanggungjawaban pengeluaran sekurang-kurangnya memuat:

1. Identitas Penyedia;
2. Nilai Pembelian;
3. Jenis dan Jumlah Barang/Jasa;
4. Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui.

Kuitansi sebagai surat bukti yang menyatakan bahwa telah terjadi penyerahan sejumlah uang dari yang disebut sebagai pemberi atau yang menyerahkan uang kepada yang disebut sebagai penerima dan yang harus menandatangani telah menerima penyerahan uang itu sebesar yang disebutkan dalam surat itu, lengkap dengan tanggal penyerahan, tempat serta alasan penyerahan uang itu. Untuk memperkuat tanda bukti tersebut ditempelkan materai sebesar yang ditentukan oleh undang-undang perpajakan. Kuitansi sekurang-kurangnya memuat:

1. Identitas para pihak;
2. Nilai Pembelian;
3. Jenis dan Jumlah Barang/Jasa;
4. Tanda tangan Penyedia di atas materai sesuai ketentuan yang berlaku;
5. Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui.

Surat Pesanan merupakan bentuk perjanjian dalam pelaksanaan pengadaan melalui e-Purchasing atau pembelian melalui Toko Daring dan Katalog Elektronik. Rancangan Surat Pesanan memuat antara lain tetapi tidak terbatas pada:

1. Hak dan kewajiban para pihak;
2. Waktu dan alamat pengiriman barang/pelaksanaan pekerjaan;
3. Harga, pembayaran;
4. Sanksi;
5. Denda keterlambatan;
6. Keadaan Kahar;
7. Penyelesaian perselisihan; dan
8. Larangan pemberian komisi.

RISIKO PENGELOLAAN KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Tabel 18. Tabel Contoh Risiko dalam Pengelolaan Kontrak

IDENTIFIKASI DAN PENGUMPULAN BAHAN/DATA/ INFORMASI YANG DIBUTUHKAN

Data terkait kontrak dapat berasal dari banyak sumber dan dalam bentuk yang bermacam-macam. Oleh karena itu data perlu dikumpulkan terlebih dahulu dengan metodologi yang disepakati. Kemudian menentukan siapa yang akan mengumpulkan data dan seberapa sering data dikumpulkan.

Beberapa data pengadaan perlu dikumpulkan secara reguler dan dalam periode waktu yang singkat namun ada data pengukuran yang perlu dikumpulkan pada saat-saat tertentu sehingga frekuensinya lebih sedikit atau bahkan cukup satu kali dalam satu siklus pengelolaan kinerja. Frekuensi pengumpulan data pengadaan akan tergantung pada:

1. Pergerakan data
2. Upaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengumpulkan data.

Tabel 19. Data Dan Informasi Dalam Pengelolaan Kontrak

Video Pembelajaran Modul 5 (Pusdiklat LKPP)

Buka materi terkait

Modul 5 PBJ Level 1. Mengelola Kontrak