2023-06-12
PENDAHULUAN
Manajemen Rantai Pasok atau Supply Chain Management (SCM) adalah penerapan ilmu dan praktek manajemen dalam rantai pasok yang lazim digunakan oleh organisasi-organisasi di sektor bisnis untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan di industrinya masing-masing. Walaupun digunakan juga di sektor nirlaba dan sektor pemerintah, namun rantai suplai di sektor-sektor ini khususnya, belum dikelola secara profesional ataupun belum diatur secara formal. Berangkat dari pengalaman pemanfaatan SCM di sektor bisnis, alangkah baiknya pemerintah mengadopsi praktek SCM untuk mengelola berbagai kegiatan pemerintah.
SCM adalah praktek atau disiplin ilmu manajemen yang lazim digunakan oleh industri manufaktur di sektor bisnis (sektor swasta/korporasi) untuk mengelola proses bisnis termasuk sistem produksinya.
Materi pokok dalam modul Pengantar Manajemen Rantai Pasok adalah sebagai berikut:
- Konsep Dasar Manajemen Rantai Pasok.
- Keterkaitan PBJP dengan Manajemen Rantai Pasok.
- Penerapan Manajemen Rantai Pasok dalam PBJP.
KONSEP DASAR MANAJEMEN RANTAI PASOK
Supply Chain adalah sekumpulan organisasi yang secara langsung dihubungkan oleh satu atau lebih aliran produk, jasa, keuangan, atau informasi dari hulu/sumber ke hilir/pelanggan.
Segmen Rantai Pasok terdiri dari:
- Rantai Pasok Hulu (Upstream Supply Chain); Aktivitas yang utama adalah proses perencanaan, pencarian pemasok dan pengadaan barang/jasa.
- Rantai Pasok Internal (Internal Supply Chain); Aktivitas yang utama adalah manajemen produksi, penyimpanan, pengendalian persediaan, dan pengendalian mutu.
- Rantai Pasok Hilir (Downstream Supply Chain). Aktivitas yang utama adalah pada proses transportasi, distribusi, serah terima, dan layanan purna jual.
5 aspek manajemen rantai pasok agar suatu perusahaan berjalan dengan baik, yaitu:
| 1. Reliability (handal) | Kemampuan untuk menciptakan/memproduksi barang/jasa yang berkualitas sesuai dengan harapan pelanggan/pemangku kepentingan. |
| 2. Responsiveness (kecepatan) | Kecepatan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat. |
| 3. Agility (fleksibel dan adaptif) | Kemampuan organisasi/perusahaan dalam merespon perubahan yang terjadi di lapangan secara fleksibel. |
| 4. Efficiency | Kemampuan untuk menggunakan biaya secara efisien. Proses pembelian material, proses produksi, proses pengiriman sedapat mungkin dibuat rendah. |
| 5. Asset productivity | Kemampuan untuk memaksimalkan produktivitas dan pendapatan dengan meminimalkan penggunaan aset. |
Siklus Manajemen Rantai Pasok terdiri dari:
| 1. | Plan | Perencanaan mencakup proses menaksir kebutuhan distribusi, perencanaan/pengendalian persediaan, perencanaan produksi, perencanaan material, perencanaan kapasitas, dan melakukan penyesuaian rencana kebutuhan (Supply Chain Plan) dengan rencana pembiayaan (financial plan) |
| 2 | Source | Proses pencarian pasokan dan pengadaan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan produksi. |
| 3 | Make | Proses untuk mentransformasi atau mengkonversi bahan baku/komponen menjadi barang atau produk yang akan digunakan oleh pengguna akhir. Pada tahap ini juga dilakukan proses pengendalian mutu (quality control) dan administrasi pergudangan (inventory management) untuk bahan baku, setengah jadi, dan barang jadi, baik yang baru masuk gudang (inbound) dan keluar gudang ke pengguna akhir (outbound). |
| 4 | Deliver | Proses untuk pengiriman dan mendistribusikan barang/jasa ke pengguna akhir. Kegiatannya meliputi manajemen order, manajemen transportasi, dan distribusi. Proses yang terlibat diantaranya adalah menangani permintaan dari pengguna akhir, memilih penyedia jasa pengiriman, melacak status pengiriman, melakukan administrasi pengembalian produk (return). |
KETERKAITAN PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN MANAJEMEN RANTAI PASOK
Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah terdiri 3 jenis yaitu:
| 1 | PBJP dalam kegiatan rutin |
| Kegiatan rutin yang dilakukan secara teratur/berulang dan seringkali diperlukan untuk keberhasilan kegiatan/program yang sedang berlangsung. Contohnya termasuk kegiatan administrasi perkantoran, kegiatan rapat bulanan, pemeliharaan komputer, bangunan dan mesin. | |
| 2 | PBJP dalam kegiatan proyek |
| Suatu proyek adalah serangkaian kegiatan berlangsung pada periode waktu tertentu, memliki awal dan akhir waktu yang jelas, lingkup dan sumber daya yang dibutuhkan juga jelas. Kegiatan berbasis proyek terdiri dari serangkaian kegiatan/operasi khusus yang dirancang untuk mencapai tujuan/output tunggal. Kegiatan proyek biasanya berupa kegiatan pekerjaan konstruksi, teknologi informasi, dan pengorganisasian kegiatan (event). PBJP untuk mendapatkan penyedia dilakukan melalui tender, seleksi, atau penunjukan langsung. | |
| 3 | PBJP dalam kegiatan tanggap darurat |
| Kegiatan tanggap darurat adalah aktivitas kerja yang menangani situasi yang tidak terduga yang terkait dengan peristiwa luar biasa di luar dugaan seperti kecelakaan dan bencana (force majure). Aktivitas kondisi tanggap darurat meliputi upaya: perbaikan infrastruktur, prasarana, layanan, dan evakuasi untuk merespons terjadinya bencana alam, dan kejadian luar biasa. PBJP untuk kegiatan tanggap darurat dapat dilakukan melalui pengadaan dalam rangka penanganan keadaan darurat. |
Tabel Keterkaitan PBJP dalam siklus MRP
| Siklus MRP | Aktivitas MRP | Aktivitas PBJP | Catatan Aktivitas PBJP |
| Plan | Menetapkan tujuan, strategi, dan rencana kerja multi tahun dan tahunan.Menaksir kebutuhan bahan baku, peralatan/mesin, kualitas, kapasitas, jumlah yang di produksi, menetapkan cara mengubah input menjadi output (produksi), cara pengiriman, dan menaksir kebutuhan distribusi | Menetapkan tujuan, sasaran, strategi, target lima tahun, program, dan rencana kinerja tahunan. | Rencana strategis termuat dalam Renstra K/L, Renstra SKPD. |
| Menyusun rencana tahunan yang lebih rinci yang meliputi kegiatan dan target fisik dan keuangan, yang masih bersifat indikatif. | Termuat dalam Renja K/L dan Renja SKPD | ||
| Menyusun kegiatan berupa target fisik dan keuangan yang final, yang akan diadakan melalui swakelola atau penyedia. | Termuat dalam RKA K/L dan RKA SKP | ||
| Menyiapkan rencana pengadaan yang meliputi proses identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara, jadwal, dan anggaran PBJP. | Diatur dalam Perpres tentang Pengadaan Barang/Jasa dan peraturan turunannya | ||
| Source | Penelusuran penyedia,pemilihan penyedia;menerima pengiriman dari penyedia;pemeriksaan, dan penyelesaian pembayaran;evaluasi kinerja penyedia (supplier). | Melakukan persiapan PBJP melalui penyedia atau swakelola.Melaksanakan proses pemilihan, pelaksanaan kontrak, pembayaran, dan serah terima. | Diatur dalam Perpres 16 Tahun 2018 dan perubahannya, peraturan LKPP no 12 tahun 2021, Keputusan Deputi II no 10 tahun 2019 |
| Make | Mentransformasi bahan baku/ komponen menjadi barang/jasa. Bentuk transformasi dapat berupa proses: Menghasilkan output/ produk.Melakukan kegiatan produksi, penjadwalan, pengendalian produksi, mengelola barang setengah jadi, memelihara fasilitas produksi.Menggunakan dan memanfaat-kan aset atau barang habis pakai untuk kegiatan administrasi dan operasional. | Melakukan proses produksi barang (product), layanan (service), ataupun hasil kerja (result).Dapat melalui penyedia atau dilakukan sendiri (swakelola).Proses pelaksanaan dan pengendalian produksi. (termasuk kegiatan dalam tahap pelaksanaan kontrak) | Tidak diatur dalam aturan PBJP, namun dapat diatur dalam kontrak. |
| Melakukan pengendalian mutu sebelum dan setelah produksi. | Melakukan pengendalian kualitas/mutu berdasarkan kontrak yang programnya disiapkan penyedia. | Pengendalian mutu tidak diatur secara spesifik tapi wajib diatur dalam kontrak. | |
| Melakukuan administrasi pergudangan. | Melakukan administrasi pergudangan untuk kegiatan tanggap darurat. | Perka BNPB Nomor 13 tahun 2008 (untuk tanggap darurat)PP Nomor 27 tahun 2014.Prosedur pergudangan tidak diatur dalam aturan PBJP. | |
| Deliver | Mengirimkan dan mendistribusikan barang/jasa ke pengguna akhir. Meliputi: Manajemen order, transportasi, dan distribusi. Proses yang terlibat di antaranya: Menangani permintaan dari pengguna akhir.Memilih penyedia jasa pengiriman.Menangani kegiatan pergudangan produk jadi.Melacak status pengiriman.Administrasi barang yang dikembalikan.dll | Mengirimkan/ mendistribusikan/ menyebarluaskan produk fisik/non-fisik.Dapat dilaksanakan oleh penyedia atau dilakukan secara swakelola. | Tidak diatur dalam Perpres Nomor 16 Tahun 2018, namun dapat diatur dalam kontrak. |
| Melakukan prosedur serah terima untuk barang/jasa yang dibeli dari atau dihasilkan oleh penyedia. Melaporkan barang/jasa yang dibeli atau dihasilkan atau diserahkan untuk kepentingan umum (misal, masyarakat) dalam bentuk berita acara serah terima. | Perka BNPB Nomor 13 tahun 2008 (untuk tanggap darurat)Peraturan LKPP Nomor 12 tahun 2018PP 27 tahun 2014. |
Berdasarkan kompleksitasnya, terdapat tiga jenis rantai pasok, yaitu:
- rantai pasok pendek, berakhir pada serah terima di internal organisasi
- rantai pasok panjang, serah terima di masyarakat (customer)
- rantai pasok suplai kompleks, untuk kegiatan yang menjangkau pelanggan eksternal, melibatkan pinjaman/hibah luar negeri, dana dari investor/lembaga keuangan, dan berbagai pihak lainnya
PENERAPAN MANAJEMEN RANTAI PASOK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Manajemen Rantai Pasok dalam Pengadaan Barang/Jasa dapat diterapkan untuk menyiapkan rencana PBJP secara lebih mendalam dan lebih menyeluruh kegiatan di rantai suplai pemerintah dari hulu sampai hilir. Agar mencapai hasil yang tepat sasaran, Manajemen Rantai Pasok pada program/kegiatan di sektor pemerintah harus dilaksanakan pada berbagai tingkatan manajerial yaitu level strategis, taktis, dan operasional.
Tabel 1. Penerapan Manajemen Rantai Pasok pada PBJP
| Level | Penerapan |
| Strategis | 1. Membantu proses pengambilan keputusan dalam memilih kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, apa saja yang akan yang dibeli, di sewa/alih daya, dibuat/dilaksanakan sendiri, dsb; 2. Menyelaraskan strategi organisasi secara keseluruhan dengan strategi MRP; 3. Perencanaan terpadu dan terintegrasi untuk saat ini dan masa yang akan datang; 4. Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan seluruh pihak yang terkait di lingkungan internal dan eksternal; 5. Penerapan teknologi informasi sebagai alat bantu kerja yang strategis; Penyusunan regulasi dan prosedur pendukung proses operasionalisasi MRP. |
| Taktis | 1. Pemetaan paket pengadaan; 2. Manajemen kontrak; 3. Manajemen penyedia (vendor management); 4. Penyusunan skala prioritas kebutuhan, alokasi kebutuhan, penjadwalan kegiatan, dan proses realisasi kebutuhan; 5. Optimalisasi jaringan rantai pasok, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas; Manajemen persediaan/stok, yang meliputi jumlah, alokasi, dan kualitas persediaan. |
| Operasional | 1. Aktivitas seleksi penyedia; 2. Penerimaan permintaan untuk proses Pengadaan Barang/Jasa; 3. Proses serah terima barang/jasa; 4. Penanganan persediaan/stok dan pergudangan; 5. Penanganan transportasi dan distribusi; 6. Proses inspeksi/pemeriksaan berkala; 7. Proses penagihan dan pembayaran. |
Tabel Karakteristik MRP dalam Pendekatan Strategis, Taktis, dan Operasional
| Strategis | Taktis | Operasional |
| Keseluruhan tujuan organisasi | Alokasi dan penggunaan sumberdaya secara efektif dan efisien | Pelaksana tugas tertentu dalam pelaksanaan aktivitas |
| Jangka panjang | Jangka menengah | Jangka pendek |
| Tanggungjawab manajemen puncak | Tanggung jawab manajemen tingkat menengah | Tanggung manajemen tingkat bawah atau penyelia |
Beberapa penerapan MRP dalam PBJP:
| 1 | Plan (Perencanaan) | ||||
| Bilamana kepuasan pelanggan menjadi tujuan perencanaan PBJP, maka proses perencanaan akan menghasilkan sebuah rencana dan jadwal pelaksanaan kegiatan yang lebih komprehensif, yang tepat kuantitas, kualitas, biaya, waktu dan tingkat layanan. | |||||
| 2 | Source (Penelusuran Pasokan dan Pengadaan) | ||||
| Pada tahap ini dilakukan identifikasi sumber pasokan dan potensi penyedia barang/jasa. | |||||
| a. | Pengadaan Kegiatan Operasional Berkelanjutan | ||||
| Hal-hal yang harus diperhatikan antara lain: | |||||
| 1) | Perencanaan kebutuhan untuk proses pengadaan barang/jasa menggunakan metode peramalan kebutuhan dan alokasi persediaan (forecasting); | ||||
| 2) | Proses pengadaan barang/jasa dilakukan melalui kontrak kerjasama (framework purchase agreement) dengan daftar penyedia tetap yang diseleksi terlebih dahulu sebelum permintaan muncul. Kini sistem ini sudah dikembangkan menjadi sistem e-katalog; | ||||
| 3) | Pemasok Sudah diseleksi terlebih dahulu sebelum permintaan muncul dan profil penyedia masuk dalam daftar rekanan tetap, misalnya masuk dalam SiKAP atau e-katalog; | ||||
| 4) | Pemasok adalah penyedia yang fokus dan spesialis (bukan generalis) di bidang barang/jasa yang ditangani; | ||||
| 5) | Memiliki pengalaman yang handal dan teruji dibidang usaha yang dijalani; | ||||
| 6) | Kerjasama pengadaan dan kontrak harga dalam kurun waktu tertentu, dengan pola framework agreement dan/atau integrated agreement, dengan hak dan kewajiban masing-masing pihak dinyatakan dengan jelas; | ||||
| 7) | Siap menjadi mitra penyedia barang/jasa dalam jangka Panjang | ||||
| b. | Pengadaan untuk Kegiatan Proyek. | ||||
| Hal-hal yang harus diperhatikan antara lain: | |||||
| 1) | Kegiatan proyek di standarisasikan melalui konsep manajemen proyek yang berlaku secara global; Dalam PBJP, penggunaan PM harus menjadi kewajiban dalam pelaksanaan proyek. | ||||
| 2) | Perencanaan pengadaan menggunakan proposal kegiatan dan harga perkiraan sendiri (owner estimate); Dalam PBJP, ketersediaan HPS menjadi kewajiban dalam pengadaan pekerjaan konstruksi. | ||||
| 3) | Proses pengadaan barang/jasa melalui mekanisme tender yang bisa diikuti oleh siapa saja yang memenuhi persyaratan. Dalam PBJP, mekanisme tender menjadi salah satu pilihan. | ||||
| c. | Pengadaan Untuk Kegiatan Tanggap Darurat | ||||
| Hal-hal yang harus diperhatikan antara lain: | |||||
| 1) | Kondisi tanggap darurat meliputi upaya: perbaikan infrastruktur, prasarana, layanan, dan evakuasi; | ||||
| 2) | Banyak prosedur yang dikecualikan dengan pertimbangan keterbatasan waktu dan butuh penanganan yang segera. | ||||
| 3) | Pasokan yang terbatas dan sulit diperoleh sehingga harganya tidak wajar; | ||||
| 4) | Ketersediaan penyedia sangat terbatas, sehingga dilakukan penunjukkan langsung atau swakelola; | ||||
| 5) | Anggaran biaya tidak bisa direncanakan secara menyeluruh, karena kendala dan kerusakan tidak mudah diidentifikasi, sehingga dilaksanakan terlebih dahulu, perhitungan biaya menyusul; | ||||
| 6) | Penanganan adalah hal utama, biaya bisa menyesuaikan sepanjang dianggap diperlukan, itulah sebabnya proses monitoring dan audit dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan pekerjaan. | ||||
| 3. | Make (PBJP dalam Tahap Produksi) | ||||
| Peran MRP mencakup pengukuran, perencanaan, dan pengelolaan keterkaitan dalam rantai produksi. Karenanya MRP adalah proses ekstensif dari semua kegiatan yang terlibat dalam tahap produksi. | |||||
| 4. | Manajemen Transportasi dan Distribusi | ||||
| 5. | Manajemen Pergudangan | ||||
| 6. | Serah Terima Barang/Jasa | ||||
| Serah terima barang mengikuti proses penerimaan logistik (inbound/sebelum masuk gudang) dan penyerahan logistik (outbound/keluar dari gudang). Serah terima hasil pekerjaan dari penyedia kepada Pemerintah (inbound) terdiri dari: | |||||
| a. | Serah Terima Pengadaan Barang | ||||
| Proses penyerahan pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia barang pada waktu serah terima yang telah disepakati, dengan spesifikasi, jumlah, dan nilai sesuai dengan kontrak pengadaan. | |||||
| b. | Serah Terima Pengadaan Jasa | ||||
| 1) | Serah terima secara fisik sesuai jadwal serah terima pekerjaan, dibuktikan dengan adanya wujud fisik pekerjaan, sistem, dan infrastruktur yang diserahkan oleh penyedia jasa, contoh: pekerjaan konstruksi dan teknologi informasi; | ||||
| 2) | Pencapaian target kerja yang ditentukan, dalam bentuk output dan laporan, dibuktikan dengan selesainya konsep, desain, dan proposal yang dikerjakan penyedia jasa contoh: jasa konsultan. | ||||
| 3) | Pengawasan dan pemeriksaan berkala untuk memastikan proses pekerjaan jasa telah dilaksanakan dengan baik oleh penyedia jasa, contoh jasa alihdaya kebersihan dan keamanan. | ||||
| 4) | Serah Terima Hasil Pekerjaan Serah terima hasil pekerjaan dari Penyedia kepada PPK yang diwujudkan dalam Berita Acara serah terima. (Perlem 12/2021). | ||||
| Serah terima hasil pekerjaan dari Pemerintah kepada pengguna akhir (outbound) terdiri dari: | |||||
| a. | Serah Terima Pengadaan Barang | ||||
| b. | Serah Terima Pengadaan Jasa | ||||
| 7. | Penggantian/Penukaran | ||||
| Jika pada proses serah terima (inbound dan outbound logistik) ditemukan produk yang tidak sesuai, maka pihak penerima dapat menolak serah terima tersebut dan berhak memperoleh penggantian. Proses penggantian harus diatur dalam kontrak, tercantum secara jelas bagaimana kriteria cacat, rusak, dan return, serta bagaimana metode pemeriksaan dan pembuktiannya. Penggantian produk (replacement) dilakukan apabila saat proses serah terima barang ditemukan kondisi, antara lain spesifikasi tidak sesuai pengembalian (return) produk yang sudah dibeli dan disimpan oleh pembeli kepada pihak penyedia, dengan kondisi diketahui adanya cacat produk dan kerusakan saat dalam proses penyimpanan, dan lain sebagainya. | |||||
Modul 1. Pengantar Manajemen Rantai Pasok