6 Februari 2023 (Dalam proses revisi)
PENDAHULUAN
Sebagaimana diatur dalam Peraturan LKPP No. 7 Tahun 2021 tentang Sumber Daya Manusia Pengadaan Barang/Jasa Pasal 2 ayat (1), Sumber Daya Manusia Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disingkat SDM PBJ salah satunya adalah Sumber Daya Pengelola Fungsi Pengadaan Barang/Jasa. Sumber Daya Pengelola Fungsi Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana diatur pada Pasal 3 wajib memiliki kompetensi di bidang Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) yang sesuai dengan Standar Kompetensi yang mengacu pada Kamus Kompetensi Teknis PBJ.
Persiapan Pemilihan Penyedia dilaksanakan setelah Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan menerima permintaan pemilihan Penyedia dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang dilampiri Dokumen Persiapan Pengadaan Barang/Jasa.
Menurut Peraturan LKPP No. 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia, pelaksanaan persiapan pemilihan Penyedia dijelaskan dalam bagan alur sebagai berikut:
Materi pokok dalam modul ini meliputi:
- Reviu terhadap Dokumen Persiapan PBJP
- Penyusunan dan Penjelasan Dokumen Pemilihan
- Penilaian Kualifikasi
- Evaluasi Penawaran
- Pengelolaan Sanggah
- Daftar Penyedia Barang/Jasa Pemerintah
- Negosiasi dalam PBJP
- PBJP dengan persyaratan khusus dan/atau spesifik
- Risiko pemilihan Penyedia PBJP
- Identifikasi dan pengumpulan bahan/data/informasi yang dibutuhkan
REVIU DOKUMEN PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Dalam PBJP, Dokumen Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui penyedia ditetapkan oleh PPK yang meliputi:
- Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK);
- Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
- Rancangan kontrak; yang di dalamnya mengatur antara lain:
- ketentuan uang muka, jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan penyesuaian harga.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan reviu dokumen persiapan pengadaan barang/jasa (yang perlu diserahkan oleh PPK kepada Pokja/PP):
- Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK);
- Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
- Rancangan Kontrak;
- Dokumen Anggaran Belanja (DIPA/DPA atau RKA-KL/RKAPD yang telah ditetapkan);
- Identitas paket yang tercantum dalam RUP (ID paket RUP);
- Waktu penggunaan barang/jasa;
- Analisis pasar;
- Uraian pekerjaan, identifikasi bahaya, dan penetapan risiko pekerjaan terkait keselamatan.
Dalam hal terdapat hal-hal yang perlu untuk dilakukan perubahan berdasarkan reviu yang telah dilakukan, maka Pokja Pemilihan atau Pejabat Pengadaan mengusulkan kepada PPK untuk dilakukan perubahan. Apabila PPK menolak usulan yang disampaikan Pokja Pemilihan kepada PPK, maka ketidaksepakatan ini disampaikan kepada PA/KPA untuk diputuskan.
PENYUSUNAN DAN PENJELASAN DOKUMEN PEMILIHAN
Definisi dokumen pemilihan dalam Pengadaan Barang/Jasa adalah dokumen yang ditetapkan oleh Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan/Agen Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam pemilihan Penyedia (Perpres 16/2018 dan perubahannya).
Langkah-langkah penyusunan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa adalah sebagai berikut:
- Identifikasi karakteristik pekerjaan (Spesifikasi/KAK, HPS, Rancangan Kontrak, Dokumen Perencanaan, Dokumen Anggaran)
- Penetapan Sistem Pengadaan dan Identifikasi Jenis Kontrak
- Identifikasi Standar Dokumen Pengadaan
- Perumusan Dokumen Pemilihan
- Penetapan Dokumen Pemilihan
Metode Pemilihan diatur sebagai berikut:
Tabel 7. Metode Pemilihan
| Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya | |
| E – Purchasing | untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang sudah tercantum dalam Katalog Elektronik atau Toko Daring |
| Pengadaan Langsung | Digunakan untuk nilai pengadaan sampai dengan Rp. 200 juta |
| Penunjukan Langsung | Digunakan untuk pengadaan yang memenuhi kriteria keadaan tertentu (modul 4 hal 26) |
| Tender Cepat | Digunakan dalam hal Pelaku Usaha telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia serta spesifikasi dan volume pekerjaannya sudah dapat ditentukan secara rinci |
| Tender | Digunakan bilamana pemilihan penyedia tidak dapat menggunakan metode pemilihan lainnya |
| Jasa Konsultansi | |
| Pengadaan Langsung | Digunakan untuk nilai pengadaan sampai dengan Rp. 100 juta |
| Penunjukan Langsung | Digunakan untuk pengadaan yang memenuhi kriteria keadaan tertentu (modul 4 hal 28) |
| Seleksi | Digunakan bilamana nilai pengadaan jasa konsultansi lebih dari Rp. 100 juta |
Metode Evaluasi Penawaran dalam pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah adalah sebagai berikut:
Tabel 8. Metode Evaluasi Penawaran dalam pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah
| Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya | |
| Sistem Nilai | Digunakan untuk Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya yang memperhitungkan penilaian teknis dan harga. (Pada pekerjaan konstruksi, digunakan untuk pekerjaan konstruksi terintegrasi). Evaluasi penawaran dilakukan dengan memberikan bobot penilaian terhadap teknis dan harga. Besaran bobot harga antara 30% - 40%, sedangkan besaran bobot teknis antara 60% - 70%. Evaluasi administrasi menggunakan sistem gugur (pass and fail) |
| Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis | untuk Pengadaan Barang yang memperhitungkan faktor umur ekonomis, harga, biaya operasional, biaya pemeliharaan, dan nilai sisa dalam jangka waktu operasi tertentu. |
| Harga Terendah (Sistem Gugur atau Sistem Gugur dengan Ambang Batas) | untuk Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya dalam hal harga menjadi dasar penetapan pemenang di antara penawaran yang memenuhi persyaratan teknis. Misal: konstruksi sederhana |
| Jasa Konsultansi | |
| Kualitas dan Biaya | untuk pekerjaan yang ruang lingkup pekerjaan, jenis tenaga ahli, dan waktu penyelesaian pekerjaan dapat diuraikan dengan pasti dalam KAK. |
| Kualitas | untuk pekerjaan yang ruang lingkup pekerjaan, jenis tenaga ahli, dan waktu penyelesaian pekerjaan tidak dapat diuraikan dengan pasti dalam KAK atau untuk pekerjaan Penyedia Jasa Konsultansi Perorangan. |
| Pagu Anggaran | untuk ruang lingkup pekerjaan sederhana yang dapat diuraikan dengan pasti dalam KAK dan penawaran tidak boleh melebihi Pagu Anggaran. |
| Biaya Terendah | untuk pekerjaan standar atau bersifat rutin yang praktik dan standar pelaksanaan pekerjaannya sudah mapan. |
Penetapan metode penyampaian penawaran dipengaruhi oleh metode evaluasi penawaran yang digunakan.
Tabel 9. Metode Penyampaian Penawaran
| Satu File | untuk metode evaluasi penawaran Harga Terendah Sistem Gugur yang hasil evaluasi teknisnya berupa pernyataan ‘memenuhi’ atau ‘tidak memenuhi’ |
| Dua File | Dokumen penawaran administrasi dan teknis serta penawaran harga disampaikan bersamaan tetapi dalam dua file terpisah. untuk Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya yang memerlukan penilaian teknis terlebih dahulu. |
| Dua Tahap | Dokumen penawaran administrasi dan teknis disampaikan terlebih dahulu dan dilakukan penilaian serta penyetaraan teknis. Penyampaian dokumen penawaran harga dilakukan setelah evaluasi teknis dan pengumuman teknis. |
Dokumen Pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah terdiri atas:
- Dokumen Kualifikasi; dan
- Dokumen Tender/ Seleksi/ Penunjukan Langsung/ Pengadaan Langsung.
Isi Dokumen Kualifikasi secara umum meliputi:
- Petunjuk pengisian formulir isian kualifikasi;
- Formulir isian kualifikasi;
- Instruksi kepada peserta (IKP), termasuk tata cara penyampaian dokumen Kualifikasi;
- Lembar Data Kualifikasi (LDK);
- Pakta integritas; dan/atau
- Tata cara evaluasi kualifikasi.
Isi Dokumen Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung[11] meliputi:
- Undangan/pengumuman kepada calon penyedia barang/jasa
- Instruksi Kepada Peserta (IKP)
- Lembar Data Pemilihan (LDP)
- Rancangan Kontrak terdiri dari:
- Pokok-pokok perjanjian
- Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)
- Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)
- Dokumen lain yang merupakan bagian dari Kontrak
- Daftar Kuantitas dan Harga
- Spesifikasi teknis, gambar, dan/atau Kerangka Acuan Kerja (KAK)
- Bentuk surat penawaran
- Bentuk Jaminan Pengadaan
- Contoh-contoh formulir yang perlu diisi
- Bentuk Dokumen lain
PENILAIAN KUALIFIKASI
Kualifikasi secara umum dapat diartikan dengan kemampuan yang dimiliki untuk melakukan suatu pekerjaan.
Dalam pengadaan barang/jasa, kualifikasi merupakan evaluasi terhadap kompetensi, kemampuan usaha, dan pemenuhan persyaratan sebagai Penyedia Barang/Jasa. Kualifikasi dapat dilakukan dengan:
Tabel 10. Ketentuan Penilaian Kualifikasi
| Prakualifikasi | adalah evaluasi kualifikasi yang dilakukan sebelum dilakukannya pemasukan penawaran. Untuk jenis pengadaan: - Barang/Jasa lainnya/Pekerjaan Konstruksi yang kompleks (risiko tinggi, membutuhkan teknologi tinggi, atau memerlukan peralatan khusus). - Jasa Konsultansi Badan Usaha. - Penunjukan Langsung. Pada pemilihan penyedia Barang/Jasa lainnya/Pekerjaan Konstruksi dan Penunjukan Langsung, aspek administrasi dan teknis dinilai dengan Sistem Gugur. Pada pemilihan penyedia Jasa Konsultansi, aspek administrasi dinilai dengan Sistem Gugur dan aspek teknis dinilai dengan Sistem Pembobotan dengan Ambang Batas. Hasil kualifikasi: 1.Daftar peserta Tender Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan jumlah peserta paling sedikit 1 peserta; 2. Daftar pendek peserta Seleksi Jasa Konsultansi Badan Usaha paling sedikit 3 dan paling banyak 7 peserta. |
| Pascakualifikasi | adalah evaluasi kualifikasi yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan evaluasi penawaran. Untuk jenis pengadaan: - Barang/Jasa lainnya/Pekerjaan Konstruksi yang tidak kompleks. - Jasa Konsultansi Perorangan. Aspek administrasi dan teknis dinilai dengan Sistem Gugur. Hasil Kualifikasi adalah Daftar Peserta yang lulus kualifikasi dengan jumlah minimal 1 peserta. |
Penilaian kualifikasi dilakukan terhadap persyaratan-persyaratan dan sesuai dengan Tata Cara Evaluasi Kualifikasi yang telah ditetapkan dalam dokumen kualifikasi.
EVALUASI PENAWARAN
Pada pengadaan barang/jasa, untuk memilih penyedia barang/jasa yang potensial, selain dilakukan penilaian kualifikasi juga dilakukan evaluasi penawaran. Penilaian penawaran dititikberatkan pada bagaimana pekerjaan akan dilaksanakan dan hasil dari pelaksanaan pekerjaan tersebut.
Evaluasi penawaran dapat didefinisikan sebagai aktivitas menilai penawaran yang disampaikan peserta pemilihan penyedia barang/jasa dalam dokumen penawaran dengan mengacu pada ketentuan pemilihan penyedia barang/jasa yang tercantum dalam dokumen pemilihan. Evaluasi penawaran dilakukan terhadap tiga aspek yaitu Aspek Administrasi Penawaran, Aspek Teknis Penawaran, dan Aspek Harga Penawaran. Cara penilaian terhadap ketiga aspek tersebut tergantung metode evaluasi penawaran yang ditetapkan.
Hasil setiap tahapan evaluasi (administrasi, teknis, dan harga), selanjutnya dikompilasikan/digabungkan oleh Pengelola Pengadaan untuk menentukan calon pemenang. Hasil kompilasi ini akan menjadi kesimpulan hasil evaluasi penawaran.
Berdasarkan hasil evaluasi penawaran, maka selanjutnya dapat dilakukan penetapan hasil pemilihan penyedia barang/jasa. Atau sering juga disebut dengan penetapan pemenang apabila metode pemilihan penyedia barang/jasa melalui tender, Tender Cepat, atau Seleksi.
Penetapan pemenang selanjutnya diumumkan untuk diketahui pada peserta pemilihan penyedia barang/jasa.
PENGELOLAAN SANGGAH
Sanggah dalam Pengadaan Barang/Jasa diartikan sebagai sebuah bantahan/protes dari peserta pemilihan yang memasukkan dokumen kualifikasi atau dokumen penawaran karena merasa dirugikan atas terhadap keputusan dari pejabat pembuat keputusan hasil prakualifikasi atau penetapan pemenang pemilihan penyedia barang/jasa.
Sanggah merupakan protes dari peserta pemilihan yang merasa dirugikan atas penetapan hasil pemilihan Penyedia dimana terdapat beberapa ketentuan yang mengatur proses sanggah tersebut. Sanggah disampaikan dalam waktu (lima) hari kalender setelah pengumuman diakhiri pada hari kerja.
Jawaban sanggah diberikan melalui aplikasi SPSE atas semua sanggah paling lambat 3 (tiga) hari kalender setelah akhir masa sanggah. Apabila penyanggah tidak setuju atas jawaban sanggah, maka dapat melakukan sanggah banding dan menyampaikan kepada KPA. Dalam hal tidak ada KPA yang ditetapkan bertanggung jawab pada pengadaan tersebut, maka Sanggah Banding ditujukan kepada PA.
DAFTAR PENYEDIA BARANG/JASA PEMERINTAH
Penyusunan daftar penyedia barang/jasa dapat didefinisikan sebagai proses untuk menetapkan pelaku usaha atau penyedia barang/jasa yang dinilai potensial berdasarkan kriteria tertentu untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa.
Pada daftar penyedia barang/jasa, idealnya terdapat jumlah penyedia yang cukup untuk setiap kategori barang/jasa. Potensi kinerja dinilai dengan melakukan penilaian menyeluruh terhadap kemampuan dan tingkat motivasi penyedia.
Kemampuan dapat terdiri dari kemampuan administrasi, kemampuan teknis umum, kemampuan pada aspek Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (K3LL), dan kemampuan keuangan.
Untuk tingkat motivasi penyedia dapat diukur secara kualitatif dengan menggunakan Model Persepsi Pasokan atau Supply Perception Model (SPM).
Penyusunan daftar penyedia barang/jasa pemerintah dilakukan dengan mempertimbangkan sifat kebutuhan dan sifat barang/jasa itu sendiri dari sudut pandang K/L/P/D sebagai pembeli. Dimana kedua hal tersebut akan mempengaruhi bentuk daftar penyedia barang/jasa yang akan disusun.
NEGOSIASI DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Negosiasi pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan proses kesepakatan bersama antara Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan dengan Penyedia terkait dengan harga dan kualitas teknis.
Materi pokok yang menjadi objek negosiasi pada PBJP adalah kualitas teknis barang/jasa dan harga.
Negosiasi seharusnya tidak hanya dilihat sebagai proses untuk mendapatkan harga terendah, namun penawaran yang memenuhi dan tunduk pada persyaratan. Negosiasi dapat dilakukan sebelum pelaksanaan kontrak maupun selama pelaksanaan kontrak.
Para pihak yang akan terlibat dalam negosiasi pada PBJP yaitu Pokja Pemilihan, Pejabat Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, dan Peserta Calon Pemenang.
PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DENGAN PERSYARATAN KHUSUS DAN/ATAU SPESIFIK DAN PENGADAAN KHUSUS
Pengadaan Barang/Jasa dengan persyaratan khusus[18] dan/atau spesifik adalah Pengadaan Barang/Jasa yang tidak dapat dilakukan pendekatan dengan menggunakan ketentuan umum karena mengingat karakteristik pekerjaan pengadaan barang/jasa, sehingga membutuhkan pemberlakuan persyaratan-persyaratan lain di luar persyaratan yang umum diberlakukan pada Peraturan PBJP.
PBJP dengan persyaratan khusus antara lain:
- Pengadaan Barang/Jasa dalam rangka penanganan keadaan darurat;
- Pengadaan Barang/Jasa di luar negeri;
- Pengadaan Barang/Jasa yang dikecualikan;
- Pengadaan Barang/Jasa pada Badan Layanan Umum (BLU)
- Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan berdasarkan tarif barang/jasa yang dipublikasikan secara luas kepada masyarakat
- Pengadaan Barang/Jasa yang Dilaksanakan Sesuai Dengan Praktik Bisnis yang Sudah Mapan
- Pengadaan Barang/Jasa yang diatur dengan ketentuan peraturan perundang-undangan lainnya
- Penelitian;
- Tender/Seleksi Internasional dan Dana Pinjaman Luar Negeri atau Hibah Luar Negeri.
PBJP dengan persyaratan spesifik antara lain:
- Pengadaan Badan Usaha Pelaksana Kerjasama Pemerintah Dengan Badan Usaha. Kerjasama Pemerintah dengan Badan Usaha (KPBU)
Tabel 11. Batasan Tender/Seleksi Internasional
| No | Jenis Pengadaan | Nilai Paket |
|---|---|---|
| 1 | Pekerjaan Konstruksi | > 1 triliun |
| 2 | Barang/Jasa Lainnya | > 50 miliar |
| 3 | Jasa Konsultansi | > 25 miliar |
RISIKO PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA PEMERINTAH
Pengelolaan risiko pada proses pemilihan penyedia barang/jasa perlu dilakukan untuk menjamin tujuan tersebut akan tercapai. Pengelolaan risiko tersebut dapat dilakukan dengan mengidentifikasi:
- Tahapan pemilihan penyedia barang/jasa.
- Risiko yang mungkin terjadi pada setiap tahapan.
- Penyebab setiap risiko yang mungkin terjadi.
- Dampak dari risiko yang mungkin terjadi.
- Penanganan risiko.
Risiko-risiko utama pada tahapan pemilihan penyedia barang/jasa adalah sebagai berikut:
Tabel Contoh Risiko dalam Pelaksanaan Pemilihan Penyedia dan Penanganannya
| No | Tahapan | Risiko | Penanganan |
| 1 | Reviu terhadap Dokumen Persiapan Pengadaan | Hasil reviu terhadap dokumen persiapan tidak sesuai dengan ketentuan | Pembahasan Bersama antara PPK dan Pokja Pemilihan/PP Peningkatan kompetensi PPK dan Pokja Pemilihan/PP |
| 2 | Penyusunan Dokumen Pemilihan | Dokumen Pemilihan tidak sesuai dengan ketentuan atau karakteristik pekerjaan | Menelaah kesesuaian hasil reviu dokumen persiapan dengan dokumen pemilihan. Peningkatan kompetensi Pokja Pemilihan/PP. Penetapan persyaratan dalam pemilihan melibatkan ahli terkait |
| 3 | Evaluasi Penawaran | Penetapan pemenang tidak sesuai dengan kriteria evaluasi | Melibatkan tenaga ahli dalam mengevaluasi penawaran. Peningkatan kompetensi Pokja Pemilihan/PP |
| 4 | Negosiasi | Hasil negosiasi tidak mencapai kesepakatan atau tidak optimal | Melengkapi data dan informasi untuk proses negosiasi. Peningkatan kompetensi Pokja Pemilihan/PP |
IDENTIFIKASI DAN PENGUMPULAN BAHAN DAN/ATAU DATA DAN/ATAU INFORMASI YANG DIBUTUHKAN UNTUK MELAKUKAN PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA PEMERINTAH
Data terkait pemilihan penyedia dapat berasal dari banyak sumber dan dalam bentuk yang bermacam-macam. Proses pengumpulan data-data terkait pengadaan perlu dimasukkan sebagai aktivitas yang dalam penyusunan sistem, proses dan struktur pengadaan barang/jasa.
Untuk pengumpulan data kuantitatif maupun kualitatif, fungsi Pengadaan Barang/Jasa perlu menyusun sistem dan proses yang mendukung proses pengumpulan tersebut.
Frekuensi pengumpulan data pengadaan akan tergantung pada pergerakan data dan upaya serta sumber daya yang dibutuhkan untuk mengumpulkan data.
Tabel 12. Sumber Bahan/Data/Informasi pada tahap pemilihan penyedia
| No | Tahapan | Data/Informasi* | Bahan Data/Sumber Informasi* |
| 1 | Reviu terhadap Dokumen Persiapan Pengadaan | - Ruang lingkup pekerjaan - Spesifikasi teknis barang/jasa - Pagu Anggaran - Pelaku usaha potensial - Identitas PPK | - Dokumen Persiapan Pengadaan (Spek Tek, HPS, Rancangan Kontrak) - Hasil analisis pasar - RUP - RKA KL/PD, DIPA DPA - SK PPK |
| 2 | Penyusunan Dokumen Pemilihan | Persyaratan kualifikasi dan pemilihan penyedia | - Berita Acara Reviu Dokumen Persiapan - KBLI - Model Dokumen Pemilihan |
| 3 | Evaluasi Penawaran | - Tata cara evaluasi penawaran - Penawaran peserta pemilihan | - Dokumen Pemilihan - Dokumen Penawaran - Kertas Kerja Evaluasi |
| 4 | Negosiasi pengadaan | - Data penawaran teknis dan harga - Data hasil negosiasi | - Dokumen penawaran - Berita Acara Hasil Negosiasi |